خطة التواصل أثناء المشروع - مجلة وقف ساعي
مشروع التحول إلى نظام OJS - الملحق (د)
✅ الهدف من هذه الخطة: ضمان تواصل فعال وشفاف بين فريق التنفيذ وفريق مجلة وقف ساعي طوال مدة المشروع، مما يضمن التسليم في الوقت المحدد وبالجودة المتوقعة.
🏢 من جانب مقدم الخدمة (فريق التنفيذ)
[الاسم]
pm@yourscompany.com
+966 XX XXX XXXX
الأحد - الخميس، 8:00 صباحاً - 5:00 مساءً
📚 من جانب العميل (مجلة وقف ساعي)
[يُحدد من قبل المجلة]
[يُحدد من قبل المجلة]
[يُحدد من قبل المجلة]
[يُحدد من قبل المجلة]
⚠️ هام: يُرجى تعيين منسق مشروع واحد من جانب المجلة ليكون نقطة الاتصال الموحدة. هذا يضمن تدفق معلومات منظم ويمنع التضارب في التعليمات.
| القناة | الغرض من الاستخدام | وقت الاستجابة المتوقع | الأولوية |
|---|---|---|---|
|
📧 البريد الإلكتروني رسمي |
• المراسلات الرسمية • اعتماد المخرجات • طلبات التغيير • الفواتير والدفع |
24 ساعة عمل | عالية |
|
📱 واتساب للأعمال سريع |
• الاستفسارات السريعة • تذكير بالمواعيد • إشعارات عاجلة • تنسيق الاجتماعات |
4 ساعات عمل | متوسطة |
|
🎥 اجتماعات فيديو مباشر |
• اجتماعات المتابعة الأسبوعية • عرض المخرجات الرئيسية • حل القضايا المعقدة • جلسات التدريب |
حسب الجدول | عالية |
|
🖥️ منصة إدارة المشاريع تتبع |
• متابعة المهام • رفع الملفات • سجل القرارات • تقارير التقدم |
48 ساعة عمل | متوسطة |
📋 اجتماع انطلاق المشروع (Kick-off Meeting)
التوقيت: الأسبوع 1، اليوم 1-2 | المدة: 60-90 دقيقة | الحضور: جميع أطراف المشروع
الأجندة: تعريف الفريق، مراجعة النطاق، تأكيد الجدول الزمني، الاتفاق على قنوات التواصل، الإجابة على الأسئلة الأولية
📊 اجتماعات المتابعة الأسبوعية
التوقيت: كل أسبوع (يوم أحد أو اثنين) | المدة: 30-45 دقيقة | الحضور: مدير المشروع + منسق العميل
الأجندة: مراجعة إنجازات الأسبوع الماضي، خطة الأسبوع الحالي، المعوقات والحلول، القرارات المطلوبة
🎯 اجتماع مراجعة المراحل الرئيسية (Milestone Review)
التوقيت: عند انتهاء كل مرحلة رئيسية (الأسابيع 3، 6، 8) | المدة: 60 دقيقة | الحضور: الفريق الموسع
الأجندة: عرض المخرجات، الحصول على الاعتماد، التخطيط للمرحلة التالية، تحديث المخاطر
✅ اجتماع التسليم النهائي والتدريب
التوقيت: الأسبوع 8، اليوم 38-40 | المدة: 120 دقيقة | الحضور: فريق المجلة الكامل
الأجندة: عرض النظام النهائي، جلسة تدريب عملية، تسليم الوثائق، توقيع محضر التسليم، خطة الدعم اللاحق
| نوع التقرير | التردد | المحتوى | القناة |
|---|---|---|---|
| تقرير أسبوعي مختصر | كل يوم خميس | • المهام المنجزة هذا الأسبوع • خطة الأسبوع القادم • المعوقات (إن وُجدت) |
📧 بريد إلكتروني |
| تقرير مرحلة رئيسية | عند انتهاء كل مرحلة | • ملخص المخرجات • مقارنة بالجدول الزمني • الاعتمادات المطلوبة • المخاطر المستجدة |
📧 + 🎥 اجتماع |
| تقرير ختام المشروع | نهاية المشروع | • ملخص الإنجازات • مؤشرات الأداء (KPIs) • الدروس المستفادة • توصيات للمرحلة القادمة |
📧 + 🎥 اجتماع |
📌 سياسة اتخاذ القرار:
- جميع القرارات الفنية تُقترح من فريق التنفيذ وتُعرض على منسق العميل للاعتماد
- القرارات التي تؤثر على النطاق أو التكلفة تتطلب موافقة خطية (بريد إلكتروني)
- في حال عدم الرد خلال 3 أيام عمل، يُعتبر القرار معتمداً افتراضياً (ما لم يُعتذر عن التأخير)
- يتم توثيق جميع القرارات في محضر اجتماع أو بريد إلكتروني رسمي
| نوع القرار | مستوى الاعتماد المطلوب | مهلة الرد | القناة |
|---|---|---|---|
| قرارات فنية روتينية | منسق المشروع | 24 ساعة عمل | 📧 / 📱 |
| تغييرات في النطاق | مدير المجلة / الجهة المخولة | 3 أيام عمل | 📧 رسمي |
| اعتماد المخرجات الرئيسية | منسق المشروع + رئيس التحرير | 5 أيام عمل | 📧 + 🎥 |
| الموافقات المالية | الجهة المالية المخولة | 5 أيام عمل | 📧 رسمي |
🔴 في حال عدم حل_issue خلال الوقت المتوقع، يتم التصعيد حسب المستويات التالية:
الاتصال الأولي | وقت الاستجابة: 24 ساعة
في حال عدم الحل خلال 48 ساعة | وقت الاستجابة: 24 ساعة
في حال عدم الحل خلال 72 ساعة | وقت الاستجابة: 48 ساعة
| الخطر | إجراء التخفيف | المسؤول |
|---|---|---|
| تأخر العميل في الرد على الاعتمادات | • تذكير بعد 24 ساعة • إشعار كتابي بعد 48 ساعة • تمديد الجدول الزمني رسمياً |
مدير المشروع |
| تغيير منسق المشروع من جانب العميل | • جلسة تسليم رسمية • توثيق جميع القرارات السابقة • تحديث خطة التواصل |
كلا الطرفين |
| فقدان المعلومات في القنوات غير الرسمية | • توثيق كل قرار في بريد رسمي • استخدام منصة إدارة المشاريع • محاضر اجتماعات موقعّة |
مدير المشروع |
| تضارب التعليمات من جهات متعددة | • الرجوع لمنسق المشروع الموحد • اجتماع تنسيقي لحل التضارب • توثيق القرار النهائي |
كلا الطرفين |
بالتوقيع أدناه، يوافق الطرفان على خطة التواصل هذه كمرجع رسمي لإدارة المشروع:
مقدم الخدمة
مجلة وقف ساعي
خطة التواصل أثناء المشروع - مشروع مجلة وقف ساعي للتحول إلى نظام OJS
الإصدار 1.0 | جميع الحقوق محفوظة © 2026 | خبراء التقنية لحلول التقنية
📧 للاستفسار: go@expertsquare.net
📌 ملاحظة: يمكن تعديل هذه الخطة بموافقة خطية من الطرفين